Ein Büroservice als selbständiges Unternehmen übernimmt für seine Kunden alle in einem Sekretariat anfallenden Aufgaben. Wer als Unternehmer schon einmal in der Klemme saß, weil die einzige Sekretärin plötzlich länger erkrankte, der weiß, welche Vorteile ein Büroservice bietet. Das breit gefächerte Angebot dieser Dienstleister erstreckt sich nicht nur vom Telefonservice bis zum Schreibservice. Doch bereits diese kleinen Dinge kann eine Firma mit einer kranken Mitarbeiterin “retten”. Da die Verträge eines Bürodienstleisters sehr individuell und vor allem an den tatsächlichen Bedarf des Kunden angepasst werden, ist allein die flexible Vertragsdauer ein enormer Vorteil. Sie reicht von ein paar Stunden über mehrere Tage bis hin zu Wochen oder Monaten. Ein weiterer Nutzen ist die Tatsache, dass der Kunde nur die Leistungen bezahlt, welche er wirklich in Anspruch nimmt. So wird eine erkrankte Sekretärin beispielsweise nur mit einem stundenweisen Telefondienst ersetzt, bei dem sich mittels einer Rufumleitung das Büroserviceteam mit dem Unternehmensnamen meldet. Dieser Kommunikationsservice bietet sich nicht nur im Krankheitsfall an, sondern ebenso während längerer Abwesenheiten des Chefs (auch an Wochenenden) oder zu Spitzenzeiten. Gesprächsnotizen können sodann via SMS und E-Mail weitergeleitet werden.
Doch nicht nur im Vertretungsfall profitieren Firmen von solchen Serviceleistungen. Eröffnet ein Unternehmen beispielsweise eine Zweigstelle in einer anderen Stadt, kann ein Büroservice auch einzelne Büroräume als feste Niederlassungsadresse mit Telefon- und Faxnummern anbieten. Schnell, unkompliziert und ohne großes unternehmerisches Risiko bieten sich dem Unternehmer Möglichkeiten, den Nutzen der Zweigniederlassung zu testen. Eine vertragliche Bindung über längere Zeit an Mitarbeiter und Kommunikationsnetze entfällt.
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Das Gleiche bietet sich im Expansionsfall an. Outsourcing ist ein Schlagwort der modernen Arbeitswelt. Was liegt da näher, als Schreibleistungen, die Bearbeitung von Excel-Tabellen oder Korrekturarbeiten an einen Dienstleister auszugliedern. Und wessen Sekretärin mit der Vorbereitung der Buchhaltung überfordert ist, der findet in einem Büroservice für Finanzbuchhaltung sicherlich die entsprechende Fachkraft.
Ein solches externes Dienstleistungsbüro bietet oftmals mehr, als es den Anschein hat: Optimierung der Kosten, auf den individuellen Bedarf abgestimmte Arbeitszeit und damit verbunden die Senkung des unternehmerischen Risikos. Der Kunde kann sich voll und ganz auf seine Kernaufgaben konzentrieren.