Jede Schichtplanung ist ein durchstrukturiertes sowie gut organisiertes Zeit- und Arbeitsmanagement. Schichtplanungen sind überall dort notwendig, wo mehrere oder eine Vielzahl von Mitarbeitern zu unterschiedlich festgelegten Zeiten, also in Schichten arbeiten. Dabei kommt es ganz wesentlich darauf an, dass der einzelne Schichtwechsel reibungslos verläuft.
Bei jeder Schichtplanung sind einige Grundsätze zu beachten, ohne die eine Arbeitsschicht schlichtweg nicht planbar ist. Der Schichtleiter muss nach zwei Seiten hin überlegen und planen. Zum einen ist es die Zeit, also die Mannstunden, zum anderen sind es die Personen, also das Personal, mit dem geplant, das verplant wird. Eine Schichtplanung will gekonnt und muss gelernt sein. Darauf spezialisierte Unternehmen wie beispielsweise timing24.com können mit ihrem Knowhow und ihrer Erfahrung für eine Schichtplanung wertvolle Hilfe leisten.
Bei der Schichtplanung wird ganz allgemein in das feste und in das flexible Schichtmodell unterschieden. Feste Schichten sind in der Produktion wie zum Beispiel in der Autoindustrie angebracht. Flexible Schichten, also Zeitabschnitte ohne einen abschließend festgelegten Zeitrhythmus sind im Gesundheitswesen, in der Gastronomie oder in der Hotelerie zu finden. Eine immer wiederkehrende und oftmals nicht zufriedenstellend zu lösende Problematik ist der Einsatz jedes einzelnen Mitarbeiters. Je differenzierter deren Beschäftigungsgrad mit Vollzeit, Teilzeit, Minijob, stundenweiser Aushilfe oder dergleichen ist, umso problematischer wird eine allen gerecht werdende Schichtplanung in Bezug auf die Tages-, Wochen- oder Monatsarbeitszeit und auf die Tageszeiten der bis zu drei Schichten.
Eine Schichtplanung ist in dem Moment notwendig, in dem täglich mehr als eine Schicht gearbeitet wird. Die ist meistens identisch mit einem achtstündigen Arbeitstag. Im Einzelhandel mit Ladenöffnungszeiten rund um die Uhr wird in mindestens zwei Schichten eingeteilt und gearbeitet. Wenn ausschließlich oder überwiegend Minijobber beschäftigt werden, müssen anhand der Stundensätze die Mannstunden je Person ausgerechnet werden. Auf Grundlage der notwendigen Arbeitsstunden je Tag ergibt sich der personelle Sollbedarf. Der Personalleiter kann sich jetzt für eine Zwei- oder eine Dreischichtplanung entscheiden.
Die Planung mit und ohne personelle Reserven ist ein weiterer wichtiger Aspekt im Rahmen der Schichtplanung. Zwischen minimaler und temporär maximaler Personalstärke kann der Unterschied recht groß sein. Die Ressourcenplanung muss auch geplante Fehlzeiten wegen Urlaub sowie unwägbare Fehlzeiten wegen Krankheit berücksichtigen. Eine gute Schichtplanung muss reibungslos funktionieren. Das tut sie dann, wenn niemand außer dem Schichtleiter bemerkt, dass die ursprüngliche Planung modifiziert werden musste. Profis wie die Mitarbeiter von timing24.com sind mit diesen und den zahlreichen anderen Thematiken einer Schichtplanung vertraut. Ihnen ist bewusst, dass bei jeder noch so guten und durchdachten Schichtplanung immer der Mitarbeiter im Vordergrund stehen muss.
Es können noch so viele Schichten geplant werden; ohne das dazu gehörige Personal lässt sich keine Planung umsetzen.